Koperta firmowa a jej zawartość - jak dobrać odpowiedni rozmiar i typ koperty?

Jednym z ważniejszych aspektów prowadzenia korespondencji biurowej, jest dobór właściwej koperty. Przy wyborze należy wziąć pod uwagę przede wszystkim jej zawartość. W zależności od tego, czy w przesyłce ma znaleźć się faktura, umowa, oferta handlowa, zaproszenie na wydarzenie, czy też dokumenty poufne, inny rodzaj koperty okaże się odpowiedni. Sprawdź, jak dopasować odpowiednią kopertę do jej zawartości.

 

Jaki rodzaj koperty wybrać?

Koperty firmowe to jeden z podstawowych elementów wyposażenia biura, a jednocześnie bardzo skuteczny nośnik marketingowy. Ich atrakcyjna oprawa graficzna spójna z identyfikacją wizualną i obecność podstawowych danych firmy, pozwalają na budowanie świadomości oraz rozpoznawalności marki. Obecnie dostępnych jest wiele typów kopert firmowych, co zdecydowanie ułatwia dopasowanie ich do profilu prowadzonej działalności.

 

Warto jednak podkreślić, że rodzaj koperty, którą wybierzemy, powinien być dostosowany przede wszystkim do jej zawartości. Inny sprawdzi się w przypadku dokumentów poufnych (w tym przypadku kwestią priorytetową będzie bezpieczeństwo zawartych w nich informacji i zachowanie tajemnicy korespondencji), inny będzie odpowiedni do wysyłki ofert handlowych, a kolejny do zaproszeń na luksusowy bankiet.

 

Koperta firmowa a dokumenty poufne - jak bezpiecznie je przesłać?

W przypadku przesyłki dokumentów poufnych warto zainwestować w kopertę z ciemniejszym wnętrzem oraz o wyższej gramaturze. Grubszy, wytrzymały papier i poddruk (przykładowo, szary lub niebieski) pozwolą na zachowanie tajemnicy korespondencji - informacje w niej zawarte nie będą widoczne przed otworzeniem koperty, dzięki czemu nie trafią do nieupoważnionych osób.

 

Koperty do wysyłki ofert handlowych i promocji

Jeśli szukasz kopert firmowych odpowiednich do wysyłki m.in. standardowych ofert handlowych, czy też materiałów promocyjnych, możesz wybierać spośród tych o standardowej gramaturze 80 g/m²-100 g/m². Jeśli nie przesyłasz informacji poufnych, nie ma konieczności stosowania ciemnego poddruku - wnętrze koperty może być białe.

 

Jaką kopertę wybrać w przypadku eleganckich eventów?

Z kolei wybór koperty, w której będziesz wysyłać swoim kontrahentom zaproszenia na ekskluzywny event, wymaga innego podejścia. W tym przypadku warto zdecydować się na trwałą kopertę o eleganckim wyglądzie, która pomoże ci zakomunikować wyjątkowy charakter nadchodzącego wydarzenia.

 

W takiej sytuacji doskonale sprawdzą się np. koperty DE LUX z nadrukiem, które znajdziesz w naszej ofercie. Z ich pomocą zrobisz na klientach bardzo dobre wrażenie i co ważne - wyróżnisz się na tle innych, klasycznych zaproszeń. Tego rodzaju koperty charakteryzuje minimalistyczna kolorystyka, wysoka trwałość oraz wyższa gramatura papieru. DE LUX wykonane są z papieru o gramaturze 120 g/m², dzięki czemu już na pierwszy rzut oka prezentują się niezwykle solidnie. Elegancji dodaje im również granatowy poddruk i wyjątkowo biała kolorystyka.

 

Jaki rozmiar koperty wybrać?

W przypadku korespondencji biurowej najczęściej stosuje się następujące formaty kopert:

Typ koperty	Rozmiar	Przeznaczenie
B4	250 x 353 mm	Arkusz C4
B5	176 x 250 mm	Arkusz C5
B6	125 x 176 mm	Arkusz C6
C4	229 x 324 mm	Arkusz A4
C5	162 x 229 mm	Arkusz A5 albo 1/2 arkusza A4
C6/5	114 x 229 mm	1/3 arkusza A4
C6	114 x 162 mm	1/4 arkusza A4
DL	110 x 220 mm	1/3 arkusza A4

 

Przy wyborze rozmiaru koperty weź pod uwagę format przesyłanych dokumentów, oferty, czy zaproszenia. Jednak należy mieć świadomość, że w niektórych sytuacjach oficjalna korespondencja biurowa nie powinna być zginana na kilka części. O ile jest to dopuszczalne w przypadku zastosowań prywatnych, to w środowisku biznesowym mogłoby zostać to uznane za nieprofesjonalne, a nawet niechlujne. Dlatego w tej sytuacji najlepszym wyborem będą nieco większe koperty, pozwalające na swobodne włożenie przesyłki bez zagnieceń.

 

Co ważne, odpowiednie dopasowanie koperty do formatu przesyłanych dokumentów/listu, pozwala uniknąć ich zniszczenia. Wybierając za małą kopertę albo zginając papier wiele razy, powstaje ryzyko, że przesyłka dotrze do adresata uszkodzona i nieestetyczna.

 

Nie wiesz, jakie koperty wybrać do firmy? Skontaktuj się z naszymi specjalistami! Pomożemy ci dobrać właściwy rozmiar koperty oraz gramaturę w zależności od jej przeznaczenia.